ERP-Systeme und KI-Agenten für kleine Betriebe

ChatGPT kennt die ganze Welt. Nur Ihren Betrieb nicht.

Calisoft baut das System, mit dem Ihr Betrieb für KI lesbar wird: ein ERP, das Aufträge, Belege und Zeiten ordnet, und Agenten, die darin Angebote schreiben, Belege erfassen und Ihr Wissen parat haben.

Gespräch anfragen → Das ERP ansehen
2Betriebe komplett digitalisiert
seit 2026täglich im Produktivbetrieb
5+fertige Module als Basis
DEServer in Nürnberg, DSGVO
KI
Angebot entworfenaus Anfrage-Mail, 41 Sekunden
✓
7 Belege zugeordnetLieferant, Auftrag, Kategorie

Jeder redet davon, was KI alles kann. In den meisten Betrieben schreibt sie trotzdem nur E-Mails um.

Der Grund ist einfach: Die KI findet nichts, womit sie arbeiten könnte. Der Auftrag steckt in einer Excel-Tabelle, der Preis im Kopf des Chefs, der Beleg im Ordner.

Wir haben das in zwei Betrieben anders gemacht. Erst Struktur, dann KI. Ein System, das jeden Vorgang kennt. Danach Agenten, die darin arbeiten.

So sieht das aus

Der Weg

Drei Schritte, in dieser Reihenfolge.

01 · Struktur

Das ERP bringt jeden Vorgang in eine Form.

Anfrage, Angebot, Auftrag, Produktion, Rechnung, Beleg: Alles bekommt einen Zustand, eine Nummer und eine Historie. Nichts liegt mehr in drei Tabellen gleichzeitig. Das ist keine Software von der Stange, sondern ein Zuschnitt auf Ihren Ablauf, aus Modulen, die schon laufen.

02 · Wissen

Was nur in Köpfen steckt, wird aufgeschrieben.

Preislogik, Sonderfälle, Lieferantenkonditionen, die Regel „bei diesem Kunden immer zwei Tage Puffer". Wir bauen mit Ihnen einen Unternehmens-Vault, in dem dieses Wissen lesbar für Menschen und für KI liegt. Mit Freigabe, Versionen und einem Verantwortlichen je Thema.

03 · Agenten

Jetzt übernimmt KI echte Arbeit.

Weil Daten und Wissen da sind, kann ein Agent aus einer Anfrage-Mail einen Angebotsentwurf bauen, einen Beleg dem richtigen Auftrag zuordnen oder Ihnen morgens sagen, wo es klemmt. Jeder Agent arbeitet innerhalb des Systems, mit Ihren Regeln, und nichts geht ohne Ihre Freigabe raus.

Im Einsatz

Zwei Betriebe, zwei Branchen, ein System.

Beide Betriebe haben ihre komplette Abwicklung auf Calisoft ERP umgestellt, von der Anfrage bis zur Rechnung. Die Namen nennen wir im Gespräch.

Zulieferer · Sicherheitsscheiben für Werkzeugmaschinen

Vom Angebot bis zur Nachkalkulation ohne Medienbruch.

Ein Hersteller von Sicherheitsscheiben, der Maschinenbauer und Automobilzulieferer beliefert. Jede Scheibe ist ein Einzelstück mit eigener Kalkulation. Heute laufen Angebote, Aufträge, Produktionsplanung, Glas- und Rahmenbestellungen, Versand, Rechnung, Belege und Bankabgleich in einem System. Die KI erkennt Bestellungen in Mails, liest Eingangsbelege und meldet Engpässe in der Produktion.

19Bereiche im täglichen Einsatz
GoBDfestgeschriebene Rechnungen
2027E-Rechnung vorbereitet

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Verladetechnik · Rolltore, Schnelllauftore, Rampen

Wartung, Montage und Prüfprotokolle, unterschrieben auf dem Tablet.

Ein Betrieb für Verladetechnik mit Montage, Wartung und Sonderlösungen. Ein Einsatz umfasst bis zu 100 Tore in einem Gebäude, jedes mit eigenem Prüfprotokoll. Das System kennt Auftraggeber, Standort und jede einzelne Anlage, erinnert an Wartungsfristen, plant Monteure und Fahrzeuge und erzeugt aus dem unterschriebenen Protokoll sofort das PDF an den Kunden.

3Rollen je Auftrag: Auftraggeber, Standort, Anlage
100Protokolle pro Einsatz möglich
iPadUnterschrift vor Ort

Zur Fallstudie →

KI-Agenten

Agenten, die im System arbeiten statt daneben.

Ein Agent ist ein KI-Programm mit Auftrag, Werkzeugen und Regeln. Unsere Agenten lesen Mails, Belege und Anfragen, greifen auf ERP und Unternehmens-Vault zu und legen Ihnen fertige Entwürfe zur Freigabe vor.

Angebots-Automat

Im Einsatz

Anfrage per Mail rein, Angebotsentwurf aus Ihrer Preisstaffel und den Kundenkonditionen raus. Sie prüfen und senden.

Beleg-Automat

Im Einsatz

Liest Eingangsrechnungen aus Postfach und Upload, ordnet Lieferant, Auftrag und Kategorie zu, packt das Monatspaket für den Steuerberater.

Wissens-KI

Aufbau

Normen, Datenblätter, Preise, Regeln: Jeder im Team fragt in eigenen Worten und bekommt die Antwort mit Quelle aus dem Unternehmens-Vault.

Alle Agenten und der Unternehmens-Vault →

agent · angebot
› Neue Mail von nordwerk-gmbh.de, Betreff „Anfrage Schutzscheiben" Kunde erkannt: Nordwerk GmbH (K-1042), Rabatt 8 %, Zahlungsziel 30 Tage › 3 Positionen aus dem Text gelesen, Maße geprüft Pos. 2: 1.450 × 620 mm liegt außerhalb der Staffel, Aufschlag nach Regel „Übergröße" › Preise aus Preisstaffel 08/2026 gerechnet › Vorlage „Angebot Standard" befüllt, Anschreiben im Firmenton ✓ Entwurf AN-260803 angelegt, 1.656,00 € netto ✓ Zur Freigabe an Büro gemeldet · 41 Sekunden warte auf nächste Anfrage
Koral Calisir, Gründer von Calisoft
Wer dahinter steht

Ich habe Auftragsmanagement, Controlling und Qualitätsmanagement in einem Zulieferbetrieb selbst verantwortet. Das ERP habe ich gebaut, weil ich es jeden Tag selbst gebraucht habe.

Koral Calisir Betriebswirt (Management & Controlling) · dreimal gegründet · Tettnang am Bodensee

Als Betriebswirt kenne ich die täglichen Hürden kleiner Betriebe aus der eigenen Praxis: zu wenig Leute, zu viele Tabellen, kein IT-Team. Deshalb ist Calisoft kein Beratungshaus, sondern jemand, der das System baut, betreibt und erreichbar bleibt.

Mehr über mich →

Bevor Sie fragen

Die drei Einwände, die wir am häufigsten hören.

  • 01

    „Wir haben kein IT-Team dafür."

    Brauchen Sie nicht. Server, Sicherungen, Updates und Fehlerbehebung laufen über Calisoft. Sie bekommen eine Adresse, Benutzernamen und eine Einweisung am echten System.

  • 02

    „Dafür haben wir keine Zeit."

    Die Einführung läuft neben dem Tagesgeschäft, modulweise. Ihre Daten werden übernommen, nicht abgetippt. Das erste Modul arbeitet, bevor das zweite kommt.

  • 03

    „Und wenn es Calisoft irgendwann nicht mehr gibt?"

    Der Quellcode wird hinterlegt und geht an Sie über, falls Calisoft ausfällt. Ihre Daten können Sie jederzeit vollständig exportieren, in offenen Formaten. Wie das geregelt ist.

Fangen wir mit Ihren Abläufen an.

Beschreiben Sie in drei Sätzen, wie ein Auftrag heute durch Ihren Betrieb läuft. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein eigenes System für Sie lohnt, und wenn ja, womit man anfängt.

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