Mein KI-Arbeitsplatz mit Obsidian.

Damit KI mitdenken kann, braucht sie ein Gedächtnis. Bei mir ist das eine Notizsammlung in Obsidian, gewachsen aus einem privaten Zettelkasten zu dem, was heute das Gedächtnis meiner Firma ist. Dieser Artikel zeigt, wie sie aufgebaut ist und warum sie inzwischen wertvoller ist als jedes einzelne KI-Werkzeug, das darauf zugreift.

Was Obsidian ist, in einem Absatz

Obsidian ist eine kostenlose Notiz-App, die auf einem gewöhnlichen Ordner mit Textdateien arbeitet, sogenannten Markdown-Dateien. Notizen lassen sich untereinander verlinken, so entsteht mit der Zeit ein Nachschlagewerk statt einer Zettelablage. Zwei Eigenschaften machen es für KI-Arbeit besonders geeignet: Die Dateien liegen lokal auf dem eigenen Rechner, nichts muss in eine fremde Cloud. Und sie sind reiner Text, also für Menschen und für KI gleichermaßen lesbar, in jedem Editor, auch in zehn Jahren noch, auch ohne Obsidian.

Wie mein Vault entstanden ist

Angefangen hat es nicht als Firmenprojekt. Ich habe schlicht aufgeschrieben, was ich sonst vergesse: Ideen, Entscheidungen, Zwischenstände von Projekten. Erst als ich anfing, mit KI in Projektordnern zu arbeiten, zeigte sich der eigentliche Wert. Die KI konnte diese Notizen lesen. Plötzlich kannte sie meine Projekte, meine Regeln und meine Vorgeschichte, ohne dass ich etwas erklären musste.

Seitdem baue ich den Vault bewusst als Wissensbasis aus. Heute liegen dort, grob sortiert:

• Kontext: Wer ich bin, was Calisoft anbietet, und eine Datei mit meinem Schreibstil. Sie ist der Grund, warum KI-Texte nach mir klingen und nicht nach Werbeprospekt.
• Projekte: Je Vorhaben eine Datei mit Ziel, Stand, getroffenen Entscheidungen und offenen Fragen. Wird eine Entscheidung geändert, steht dort auch, warum.
• Bereiche: Laufende Themen ohne Enddatum, etwa Strategie, Finanzen, Serverbetrieb.
• Tagesnotizen: Was an einem Tag passiert und entschieden wurde. Schreibt inzwischen meist die KI am Ende einer Arbeitssitzung.

Wie die KI damit arbeitet

Jede KI-Sitzung startet auf diesem Wissen. Wenn ich an einem Projekt weiterarbeite, liest die KI zuerst die Projektdatei und weiß dann, was beim letzten Mal entschieden wurde. Am Ende der Sitzung schreibt sie zurück: eine Tagesnotiz, neue Erkenntnisse an der passenden Stelle, geänderte Stände in der Projektdatei. Der Vault wächst dadurch nebenbei, ohne eigenen Pflegeaufwand.

Wie weit das trägt, hat mich selbst überrascht. Diese Website ist das sichtbarste Beispiel: Die KI hat sie komplett aus dem Vault heraus geschrieben, mit den richtigen Fallstudien, ehrlichen Status-Angaben und meinem Ton, weil all das dort dokumentiert war. Kein Briefing, kein Fragebogen, nur Monate an beiläufig gesammeltem Wissen.

Der ehrliche Teil: Ein Ordner ist noch kein System

Die größte Falle habe ich in einer eigenen Notiz festgehalten, als Warnung an mich selbst: Ordner vorhanden heißt nicht, dass das System funktioniert. Eine Wissensbasis, die niemand pflegt, wird zur Fehlerquelle, denn die KI zitiert dann mit voller Überzeugung den Preisstand vom letzten Jahr. Drei Gewohnheiten halten meinen Vault verlässlich:

• Eine Wahrheit je Thema. Zu jedem Thema gibt es genau eine führende Datei. Was überholt ist, wird dort als überholt markiert oder wandert ins Archiv.
• Entscheidungen mit Datum. „Preisstruktur, Vorschlag vom 12.08., noch nicht bestätigt“ ist eine brauchbare Information. „Preise“ ohne Datum ist eine Falle.
• Die KI schreibt mit. Weil die Pflege am Ende jeder Sitzung automatisch passiert, hängt sie nicht an meiner Disziplin.

Wie Sie anfangen

Nicht mit der großen Ordnerstruktur. Legen Sie eine einzige Datei an und schreiben Sie die zehn Regeln hinein, die in Ihrem Betrieb immer gelten: wie Kunden angesprochen werden, was in jedes Angebot gehört, welche Fehler nie wieder passieren sollen. Danach je eine Datei für Ihre wichtigsten Kunden oder Projekte, nach demselben einfachen Schema. Alles Weitere ergibt sich aus der Nutzung. Wie so ein Vault im Betrieb mit mehreren Mitarbeitern aussieht, mit Freigaben und Verantwortlichen je Thema, steht auf der Übersichtsseite zum Unternehmens-Vault.