„Wir wollen irgendwas mit KI."
Ohne einen konkreten Ablauf, der Zeit frisst, gibt es nichts zu bauen. Dann empfehlen wir einen Artikel aus unserem Wissen und ein Gespräch in einem halben Jahr.
Zuerst verstehen wir Ihren Betrieb. Dann bauen wir.
Die meisten Betriebe, die wir kennenlernen, haben kein Automatisierungsproblem. Sie haben ein Datenproblem: Angebote liegen in Mails, Preise im Kopf, Abläufe sind nie aufgeschrieben worden. Eine KI kann darauf nicht arbeiten. Deshalb beginnt jede Zusammenarbeit damit, dass wir Ihren Betrieb verstehen, und erst nach einem schriftlichen Vorschlag entscheiden Sie, ob gebaut wird.
A
Der Weg im Überblick
Sechs Etappen. Die ersten beiden kosten Sie nichts außer Zeit.
Bis zum Vorschlag haben Sie nichts gebucht. Erst wenn Sie den Vorschlag annehmen, beginnt die bezahlte Arbeit. Fahren Sie mit der Maus über eine Etappe oder tippen Sie darauf, um zu sehen, was darin steckt.
Etappe 01 · kostenlosKennenlernen45 Minuten, per Video oder TelefonMehr dazu …
Eine erste, grobe Bestandsaufnahme im Gespräch: Wie arbeitet Ihr Betrieb, welche Abteilungen gibt es, welche Produkte oder Dienstleistungen bieten Sie an, was wollen Sie erreichen, wo geht heute Zeit verloren. Wir zeigen noch nichts, wir hören zu.
→
Etappe 02 · kostenlosVorschlagkurze Präsentation, schriftlichMehr dazu …
Aus dem Gespräch machen wir eine kleine Präsentation: Was wir bauen würden, was Pflicht ist und was optional, wie der weitere Ablauf aussieht, wie lange es dauert und in welchem Preisrahmen wir uns bewegen. Danach entscheiden Sie, ob das Projekt zustande kommt.
→
Etappe 03 · beauftragtBestandsaufnahmeIst-Zustand, meist remoteMehr dazu …
Jetzt gehen wir in die Tiefe: Wie läuft ein Auftrag vom Anruf bis zur bezahlten Rechnung, wer macht was, welche Daten sammelt der Betrieb heute, welche Abläufe und Anweisungen sind festgelegt und welche existieren nur im Kopf. Dazu der Datenschutz: Was darf eine KI sehen. Per Bildschirmfreigabe und Fragebögen, vor Ort nur, wenn es wirklich nötig ist.
→
Etappe 04PlanEtappen, Ziele, TermineMehr dazu …
Aus der Bestandsaufnahme wird ein Plan mit Etappen und klar definierten Zielen. Jede Etappe hat ein prüfbares Ergebnis und einen Termin. Parallel bereiten wir Daten und Abläufe vor. In dieser Zeit haben wir die meisten Rückfragen an Sie.
→
Etappe 05Baumodulweise, mit FeedbackrundenMehr dazu …
ERP-Module, Unternehmens-Vault, Agenten, Server: Es wird gebaut, was gebucht ist. Alle zwei Wochen sehen Sie in einer Feedbackrunde den Stand und probieren ihn mit echten Daten aus. Das erste Modul arbeitet, bevor das zweite kommt.
→
Etappe 06Übergabe und BetriebSchulung, Server, laufendMehr dazu …
Ihr Team wird am echten System eingewiesen, auf Wunsch mit Schulung oder Einführung vor Ort. Danach betreiben wir das System: Server, Sicherungen, Updates, neue Agenten, sobald die Daten dafür da sind.
Die wichtigste und intensivste ArbeitWochen, in denen Sie wenig tun müssen
B
Die Etappen im Detail
Was Sie tun, was wir tun, was am Ende auf dem Tisch liegt.
Etappe 01 · Kennenlernen
Kostenlos · 45 MinutenSieSchreiben uns drei Sätze, wie ein Auftrag heute bei Ihnen läuft. Innerhalb von zwei Werktagen antworten wir mit einem Terminvorschlag. Das Gespräch führen wir per Video oder Telefon, dabei sollte die Person sein, die im Betrieb entscheidet.
WirMachen eine erste, grobe Bestandsaufnahme: Wie arbeitet Ihr Betrieb, welche Abteilungen und Personen gibt es, welche Produkte oder Dienstleistungen bieten Sie an, was wollen Sie erreichen, wo geht jede Woche Zeit verloren, was wird immer wieder von Hand gemacht. Wir zeigen noch nichts. Wir wollen erst verstehen, ob wir zusammenpassen.
ErgebnisEin grobes Bild Ihres Betriebs bei uns und eine ehrliche Aussage von uns, ob wir helfen können. Wenn nicht, sagen wir das hier.
KostenKeine.
Etappe 02 · Vorschlag
Kostenlos · kurze PräsentationSieNehmen sich eine Stunde für die Vorstellung, per Video oder bei Ihnen im Betrieb, wenn es in der Nähe ist. Sie stellen alle Fragen, die Sie haben, und entscheiden danach in Ruhe.
WirStellen in einer kleinen Präsentation vor:
- Wie der weitere Ablauf aussieht, Etappe für Etappe.
- Was unbedingt gemacht werden muss, damit KI überhaupt arbeiten kann (meist: Daten erfassen, Abläufe festlegen), und was optional ist.
- Welche Bausteine wir einsetzen würden: ERP-Module, Unternehmens-Vault, Agenten, Server.
- Wie die Abläufe danach aussehen und wo wie viel Zeit gespart wird.
- Wie lange das dauert und in welchem Preisrahmen wir uns bewegen, je Baustein.
ErgebnisEin Dokument mit Pflichtteil, optionalem Teil, Zeitplan und Preisrahmen. Es gehört Ihnen, auch wenn Sie nicht beauftragen. Nehmen Sie den Vorschlag an, ist der Auftrag zustande gekommen und die nächste Etappe beginnt.
KostenKeine.
Etappe 03 · Bestandsaufnahme
Der wichtigste SchrittSieNehmen sich in den ersten zwei Wochen mehrere Stunden Zeit, verteilt auf kurze Termine per Bildschirmfreigabe. Dabei sind der Entscheider und die Person, die die meiste Wiederholungsarbeit macht. Wir schauen gemeinsam in echte Ordner, Mails, Tabellen und Angebote.
Wir
- Ermitteln den Ist-Zustand wie ein betriebswirtschaftlicher Berater: Wie läuft ein Auftrag vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung, wer macht was, wo bleibt es liegen.
- Prüfen, welche Daten Ihr Betrieb heute überhaupt sammelt, wo sie liegen und in welcher Form. Meist stellt sich hier heraus, dass vieles gar nicht erfasst wird.
- Halten fest, welche Abläufe, Anweisungen und Vorgehensweisen klar definiert sind und welche nur im Kopf einzelner Personen existieren.
- Klären den Datenschutz: Welche Daten darf eine KI sehen, welche nicht, was braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
ErgebnisEin Bild Ihres Betriebs auf Papier: Abläufe, Datenquellen, Lücken, Zeitfresser. Das ist die Grundlage für alles Weitere. Ohne diese Grundlage ist ein Betrieb nicht bereit für KI, egal welche Software man ihm hinstellt.
WoFast alles läuft remote: Bildschirmfreigabe, Fragebögen, kurze Videotermine. Das spart Anfahrt und Übernachtung, und es hat sich bewährt: Unser bisher größtes Projekt lief ohne einen einzigen Termin vor Ort. Vor Ort kommen wir, wenn Abläufe in der Werkstatt oder Produktion nur dort zu verstehen sind.
KostenDie Bestandsaufnahme ist der erste bezahlte Schritt. Der Festpreis steht im Vorschlag aus Etappe 02.
Etappe 04 · Plan
Etappen mit klar definierten ZielenSieIn diesen Wochen brauchen wir Sie oft: Wir werden viele Rückfragen haben, weil wir jeden Ablauf so genau verstehen müssen, dass wir ihn eindeutig festlegen können. Das ist die intensivste Arbeit des ganzen Projekts.
WirLegen einen Plan mit Etappen und klar definierten Zielen an. Jede Etappe hat ein prüfbares Ergebnis („Belege werden erfasst und dem Auftrag zugeordnet"), einen Termin und einen Verantwortlichen. Parallel bereiten wir Daten und Abläufe vor: Kundenliste bereinigen, Preislisten in den Vault übernehmen, Regeln formulieren.
ErgebnisEin Plan, den beide Seiten abgenommen haben, und Abläufe, die zum ersten Mal schwarz auf weiß stehen.
DauerZwei bis vier Wochen, je nach Zahl der Abläufe.
Etappe 05 · Bau
Modulweise, mit FeedbackrundenSieArbeiten weiter wie bisher. Alle zwei Wochen sehen Sie in einer Feedbackrunde, was fertig ist, und probieren es mit echten Daten aus. Was hakt, sagen Sie uns dort.
WirBauen, was gebucht ist: ERP-Module aus der Bibliothek, zugeschnitten auf Ihren Ablauf; den Unternehmens-Vault mit Ihrem Wissen; Agenten für die Aufgaben aus dem Plan; einen eigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum. Das erste Modul arbeitet, bevor das zweite kommt.
ErgebnisEin System, das mit Ihren echten Daten läuft, nicht mit Beispieldaten. Jede Etappe wird abgenommen, bevor die nächste beginnt.
DauerVier bis zehn Wochen, je nach Umfang. Die Zahl steht im Vorschlag.
Etappe 06 · Übergabe und Betrieb
LaufendSieIhr Team wird am echten System eingewiesen, auf Wunsch mit einer Schulung, in der es lernt, die KI selbst zu führen. Wer die Einführung vor Ort bucht, hat uns tageweise im Betrieb, bis der neue Ablauf sitzt.
WirBetreiben das System: Server, tägliche Sicherungen, Updates, Fehlerbehebung. Was im Alltag auffällt, wird nachgezogen. Neue Agenten kommen dazu, sobald die Daten dafür da sind. Alle drei Monate schauen wir gemeinsam auf die Zahlen: Wo ist Zeit gespart worden, wo hängt es noch.
ErgebnisEin Betrieb, der seine Daten hat, seine Abläufe kennt und darauf Agenten arbeiten lässt. Und der es selbst versteht, statt von uns abhängig zu sein.
KostenEin fester Monatsbetrag für Betrieb und Pflege, siehe Preise. Was passiert, wenn es Calisoft einmal nicht mehr gibt, steht unter Fortbestand.
C
Was wir von Ihnen brauchen
Vier Dinge, ohne die es nicht geht.
Wir können Ihren Betrieb nur so gut nachbauen, wie wir ihn kennen. Software allein ändert nichts, wenn niemand die Zeit hat, die Abläufe zu erklären. Deshalb sagen wir vorher klar, was wir brauchen.
Zeit des Entscheiders
Eine Stunde am Anfang, mehrere in der Bestandsaufnahme, dann alle zwei Wochen eine.
Wer entscheidet, muss dabei sein. Delegieren an jemanden ohne Entscheidungsbefugnis führt zu Schleifen.
Die Person mit dem größten Schmerz
Wer die Wiederholungsarbeit macht, kennt den Ablauf.
Die Bürokraft, der Meister, die Verkäuferin: Sie wissen, wo es klemmt, und sie werden mit dem System arbeiten.
Echte Beispiele
Zehn Angebote, zehn Rechnungen, der Ordner mit den Zetteln.
Keine bereinigten Vorzeigedokumente. Wir müssen sehen, wie es wirklich aussieht, auch das Unfertige.
Ehrliche Antworten
Auch „das macht keiner so, wie es aufgeschrieben ist".
Der Ablauf, der wirklich gelebt wird, ist der, den wir festlegen. Nicht der aus der alten Verfahrensanweisung.
D
Wann wir absagen
Drei Fälle, in denen wir Ihnen im Kennenlerngespräch abraten.
01
02
Keine Zeit für Rückfragen.
Wer für die Bestandsaufnahme und den Plan keine Stunden freischaufeln kann, bekommt ein System, das seinen Betrieb nicht kennt. Dann scheitert das Projekt in Etappe 04, und das sagen wir lieber vorher.
03
Die Software soll den Ablauf ersetzen.
Wenn der Wunsch ist, dass niemand mehr etwas erfassen muss, wird das nichts. Agenten schlagen vor und sortieren, aber jemand muss den Beleg fotografieren und den Entwurf freigeben.
Etappe 01 beginnt mit drei Sätzen.
Wie läuft ein Auftrag heute bei Ihnen, vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung? Schreiben Sie es uns. Antwort in zwei Werktagen, mit einer ehrlichen Einschätzung.