AGENT 01Im Einsatz
Angebots-Automat
Liest Anfragen, erkennt Kunde und Positionen, rechnet mit Ihrer Preisstaffel und den Kundenkonditionen, legt den Entwurf im ERP an. Maßabhängige Preise und Rabattlogik inklusive.
KI-Agenten · Unternehmens-Vault · Schulung
Eine KI, die Ihren Betrieb kennt. Und darin arbeitet.
Ein Agent ist ein KI-Programm mit einem Auftrag, mit Werkzeugen und mit Regeln. Er liest eine Anfrage, schaut in Ihre Preise, schreibt den Entwurf und legt ihn Ihnen vor. Das geht nur, wenn die KI Zugriff auf Daten und Wissen hat. Dafür bauen wir zwei Dinge: das ERP für die Daten und den Unternehmens-Vault für das Wissen.
Wie ein Agent arbeitet
Vom Eingang bis zur Freigabe, am Beispiel Angebot.
01
EingangAnfrage kommt per Mail, Formular oder Telefonnotiz02
KontextKunde, Konditionen, Historie aus dem ERPKI
AgentLiest, rechnet mit Ihrer Preisstaffel, wendet Ihre Regeln an04
EntwurfAngebot im ERP angelegt, Unsicheres markiert05
FreigabeSie prüfen, ändern, senden. Nie ohne Sie.
› Postfach belege@ geprüft: 7 neue Anhänge
2026-4471.pdf · Glaswerk Süd · 2.736,44 € · Auftrag AB-260812
RE-88213.pdf · Spedition Nord · 418,00 € · Auftrag AB-260807
tankquittung.jpg · Tankstelle · 84,20 € · Kategorie Fahrzeuge
› 6 Belege eindeutig zugeordnet, 1 unklar (kein Auftragsbezug)
› Bankabgleich: 3 Zahlungseingänge auf Rechnungen gebucht
✓ Monatspaket Steuerberater aktualisiert (August: 61 Belege)
✓ Zusammenfassung an Büro gesendet
nächster Lauf morgen 06:30
Das Prinzip
Agenten schlagen vor. Menschen entscheiden.
Jeder Agent hat einen klaren Auftrag und darf genau das, was in seinen Regeln steht. Er schreibt in Entwürfe, nie direkt nach draußen. Was er nicht sicher weiß, markiert er, statt zu raten. Und jeder Lauf ist protokolliert: wer, wann, was, mit welcher Quelle.
Das ist der Unterschied zu „ChatGPT im Browser": Der Agent arbeitet mit Ihren Daten, nach Ihren Regeln, innerhalb Ihres Systems.
Agenten
Was heute schon läuft, und was im Aufbau ist.
Ehrlich gekennzeichnet. „Im Einsatz" heißt: läuft produktiv bei mindestens einem Kunden.
AGENT 02Im Einsatz
Beleg-Automat
Holt Belege aus Postfach und Upload, liest Lieferant, Beträge, Steuersatz, ordnet Auftrag und Kategorie zu, prüft die Rechensumme, packt das Monatspaket für den Steuerberater.
AGENT 03Im Einsatz
Bestellerkennung
Erkennt in eingehenden Mails, dass ein Kunde ein Angebot bestellt, verknüpft Angebot und Bestellung und schlägt die Auftragsanlage vor.
AGENT 04Im Einsatz
Berichts-Agent
Wöchentliche und monatliche Kennzahlen: Umsatz, offene Posten, Durchlaufzeiten, Engpässe. Kommt als Nachricht aufs Handy oder per Mail, mit den Zahlen aus dem System, nicht aus einer Tabelle.
AGENT 05Im Einsatz
Messenger-Agent
Fragen an das System in eigenen Worten, von unterwegs: „Was ist bei Auftrag 4711 offen?", „Welche Rechnungen sind überfällig?" Antwort in Sekunden, Zugriff nur mit Berechtigung.
AGENT 06Aufbau
Wissens-KI
Normen, Datenblätter, Preislisten, Prozessbeschreibungen: Jeder im Team fragt und bekommt die Antwort mit Quelle aus dem Unternehmens-Vault. Wächst mit jedem freigegebenen Eintrag.
AGENT 07Aufbau
Wartungs-Agent
Überwacht Fristen an Anlagen, bündelt fällige Wartungen je Standort und schlägt Einsätze mit Monteur und Fahrzeug vor. Für Service- und Montagebetriebe.
AGENT 08Geplant
Ihr eigener Agent
Eine Aufgabe, die in Ihrem Betrieb jede Woche Zeit frisst, wird zum Agenten. Voraussetzung sind nur die Daten im System und die Regel im Vault.
Unternehmens-Vault
Das Wissen Ihres Betriebs, lesbar für Menschen und KI.
Das ERP kennt den Zustand: Bestand, Auftrag, offene Rechnung. Es kennt nicht das Warum: welche Regel bei welchem Kunden gilt, wie man ein Sondermaß bepreist, was der Lieferant letztes Jahr zugesagt hat. Dieses Wissen steckt in Köpfen, Mails und alten Angeboten.
Der Unternehmens-Vault ist ein Ordner aus Textdateien, versioniert, mit Freigabe und einem Verantwortlichen je Thema. Obsidian als Oberfläche, Git als Gedächtnis. Jeder Mitarbeiter schreibt, die KI liest. Und weil die Anweisungen für die KI, die Skills und Befehle mit im Vault liegen, arbeitet jeder im Team mit derselben, gepflegten KI, statt dass jeder eigene Prompts bastelt.
Kanon
Prozesse, Regeln, Preise
Nur über Freigabe änderbar. Was hier steht, gilt. Jede Datei hat einen Verantwortlichen und ein Prüfdatum.
Werkstatt
Kunden, Projekte, Vorgänge
Jeder schreibt, aber nach Schema. Ein Befehl erzeugt das Dokument am richtigen Ort mit allen Pflichtfeldern.
Privat
Notizen je Mitarbeiter
Tagesnotizen, Session-Protokolle, Zettel. Rohmaterial, aus dem ein wöchentlicher Agent Vorschläge für den Kanon macht.
unternehmens-vault/
├── CLAUDE.md # Firmenregeln, Tonfall, wo was liegt
├── .claude/
│ ├── commands/ # Befehle, die jeder nutzt
│ │ ├── /angebot # Entwurf aus Anfrage
│ │ ├── /kundendokument # Dokument nach Schema
│ │ └── /session-ende # Tagesnotiz, Erkenntnisse ablegen
│ └── skills/ # Firmen-Skills: Preislogik, Normen, Schreibstil
├── 10 Kanon/ # nur über Freigabe
│ ├── Prozesse/
│ ├── Preislisten/
│ └── Produktwissen/
├── 20 Kunden/ # eine Akte je Kunde, ein Betreuer
├── 30 Projekte/
└── 90 Mitarbeiter/
├── lisa/ # eigene Notizen, eigene KI-Sitzungen
└── tim/
Muster aus dem Vault, mit dem Calisoft selbst arbeitet. Dort liegen Projekte, Prozesse und über 20 Skills und Befehle, die jede Sitzung mit KI auf dem Firmenwissen starten lassen.
Warum beides
ERP und Vault greifen ineinander. Erst dann arbeitet die KI.
- ERP
Kennt den Zustand.
Welcher Auftrag wo steht, welche Rechnung offen ist, welcher Beleg zu welchem Auftrag gehört, wie lange ein Schritt dauert. Strukturierte Daten mit Historie. Die KI greift per Schnittstelle darauf zu, mit denselben Rechten wie ein Benutzer.
- Vault
Kennt das Warum.
Regeln, Ausnahmen, Preislogik, Tonfall, Erfahrungen. Das, was bisher beim Chef nachgefragt wurde. Lesbar, versioniert, mit Freigabe. Die KI liest ihn bei jeder Aufgabe mit.
- Agent
Verbindet beides zu Arbeit.
Der Angebots-Agent holt Kunde und Konditionen aus dem ERP, die Preisregel aus dem Vault, und legt den Entwurf wieder im ERP ab. Ohne eine der beiden Seiten bleibt er ein Chatbot.
Schulung
Ihr Team lernt, die KI selbst zu führen.
Calisoft baut die Agenten. Damit Sie danach nicht für jede Kleinigkeit anrufen müssen, lernt Ihr Team am eigenen System, wie man mit Werkzeugen wie Claude Code und Obsidian arbeitet: Wissen extrahieren, Regeln formulieren, einen Befehl anpassen, einen Agenten-Lauf lesen. Am echten Arbeitsalltag, nicht an Folien.
Halbtags oder ganztags, bei Ihnen im Betrieb, für bis zu acht Personen. Vorher klären wir, welche drei Aufgaben danach anders laufen sollen. Daran messen wir den Tag.
Die vier Stufen der KI im Betrieb
Vom Chatbot zur KI mit Kontext, Wissen und festen Abläufen. Wo Ihr Betrieb steht und was die nächste Stufe bringt. Zum Artikel
Firmenwissen aus Köpfen in den Vault
Wie man Prozesse, Regeln und Preislogik so aufschreibt, dass Mensch und KI sie nutzen können. Mit Obsidian, Schema und Freigabe.
Einen Agenten lesen, anpassen, prüfen
Was ein Agent darf, wie man eine Regel ändert, wie man einen Lauf kontrolliert. Damit Ihr Team die Hand am System behält.
Datenschutz bei KI
Was die KI sieht, legen Sie fest.
Die Agenten nutzen Sprachmodelle von Anthropic (Claude) über die Schnittstelle für Unternehmen. Eingaben werden dort nicht zum Training verwendet. Welche Daten ein Agent lesen darf, steht in seinen Regeln und wird gemeinsam festgelegt. Personaldaten bleiben außen vor. Das ERP selbst und der Vault liegen auf Ihrem eigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum. Auftragsverarbeitungsverträge gibt es für beides.
Wenn Sie es genauer wissen wollen: Wir zeigen Ihnen im Gespräch den Datenfluss Schritt für Schritt, vom Posteingang bis zum Entwurf.
Welche Aufgabe frisst bei Ihnen jede Woche Zeit?
Nennen Sie sie uns. Wir sagen Ihnen, ob ein Agent sie übernehmen kann, was dafür an Daten und Wissen nötig ist und wie lange der Bau dauert.