Kiosk, Imbiss, Installateur, Fliesenleger, Bäckerei, Friseur: Der Papierkram ist überall ähnlich, die Handgriffe sind es nicht. Deshalb zeigen wir zuerst die fünf Bausteine, die jeder Betrieb braucht, und danach an drei Branchen, wie ein Skill und ein Agent den Alltag verändern. Alles mit erfundenen Zahlen, aber echten Abläufen.
Er hat eine Eingabe (ein Foto, eine Sprachnotiz, eine Mail), feste Schritte und ein Ergebnis (ein Angebot, ein Auftrag, eine Kundenkarte). Ein Skill wartet, bis ihn jemand oder ein Agent anstößt.
Beispiel: „Aufmaß zu Angebot". Rein: Sprachnotiz von der Baustelle. Raus: fertiges Angebots-PDF.
Er wacht zu festen Zeiten oder bei Ereignissen auf, benutzt Skills, schreibt das Ergebnis ins Journal und fragt bei allem, was nach außen geht, um Freigabe.
Beispiel: „Baustellen-Agent". Läuft jeden Morgen um 6:30, prüft Lieferungen, Fristen und offene Rechnungen, meldet drei Punkte.
Die Freigabe-Regel gilt überall auf dieser Seite: Kein Agent schickt eine Mail, eine Bestellung oder eine Rechnung ohne Klick des Inhabers. Was er nicht sicher weiß, markiert er, statt zu raten.
Egal ob Kiosk, Imbiss oder Installateur, diese fünf Dinge machen alle. Sie bilden die Basis-Ausbaustufe des Calisoft ERP: Kunden, Lieferanten, Artikel, Belege, Aufträge. Ohne Produktion, Kanban und Personalakte, die kommen nur, wenn der Betrieb sie braucht.
Brief mit dem Handy fotografieren oder PDF hochladen. Der Text wird ausgelesen, das Dokument bekommt Typ, Absender, Datum, Frist und Betrag und landet im richtigen Ordner. Der Agent hängt es an den passenden Auftrag oder Lieferanten.
Mahnung der Stadtwerke, Frist 04.09. Ergebnis: Ordner „Energie", Erinnerung 02.09., Antwortentwurf „Zahlung ist raus, Beleg anbei".
Kassenbon, Tankquittung, Lieferantenrechnung: fotografieren, Kategorie wird vorgeschlagen, Beleg gespeichert. Monatsende: eine Mappe für den Steuerberater, sortiert nach Kategorie, mit Summenblatt.
Baustoffhandel-Rechnung 1.284,50 € brutto, Kategorie Material, zugeordnet zu Auftrag 2026-041 Bad Familie M.
Aus der ersten Rechnung eines Lieferanten legt der Skill den Lieferanten und die Artikel mit Preis an. Bei jeder weiteren Rechnung vergleicht er die Preise und meldet Abweichungen.
„Fliesenkleber Flex 25 kg kostet jetzt 18,90 € statt 16,40 € (+15 %). Kalkulation anpassen?"
Jeder Agent schreibt, was er getan hat, in ein Journal. Der Inhaber sieht morgens eine kurze Liste: erledigt, wartet auf Freigabe, braucht Entscheidung.
„3 Belege einsortiert · 1 Angebot wartet auf Freigabe · Lieferung Fliesen für Dienstag nicht bestätigt."
Das Wissen des Betriebs in Textdateien: Preisliste, Standardtexte, Abläufe („so machen wir eine Abnahme"), Lieferanten mit Ansprechpartnern, Öffnungszeiten, Allergene, Rezepturen. Agenten lesen hier nach, statt zu raten. Der Inhaber pflegt ihn mit Sprache: „Merk dir, dass wir samstags keine Termine nach 13 Uhr machen." Wie der Vault aufgebaut ist, steht auf der Seite KI-Agenten und Unternehmens-Vault.
Beispielbetrieb: Meister mit zwei Gesellen, 6 bis 10 Baustellen im Monat, Angebote werden abends am Küchentisch geschrieben. Das Muster passt genauso für Installateur, Maler und Elektriker, nur die Materialliste ist anders.
Beispielbetrieb: Bäckerei mit Backstube, einem Laden und zwei Verkäuferinnen. Bestellungen kommen per Telefon, WhatsApp und Zettel an der Theke. Das Muster passt auch für Metzgerei, Konditorei und Imbiss mit Catering.
Beispielbetrieb: Salon mit Inhaberin und zwei Angestellten, Terminbuch auf Papier oder in einer einfachen App, 60 % Stammkunden. Das Muster passt für Kosmetik, Nagelstudio, Physiotherapie und Hundefriseur.
Bestellungen an sechs Lieferanten, Preisänderungen bleiben unbemerkt, Zeitschriften-Remission. Skill „Rechnung zu Artikel und Preis" (Baustein 03, fast ohne Anpassung). Bestell-Agent: Wochenbestellung je Lieferant aus der Verkaufsmenge, Preiserhöhung melden, Remissionsliste.
Einkauf, Hygiene-Dokumentation (HACCP), Personalplanung nach Wetter und Wochentag. Skill „Temperatur- und Reinigungsprotokoll" per Foto oder Sprache. Küchen-Agent: tägliche Checkliste, Einkaufsliste aus dem Verkauf, Prüfung der Belege.
Notdienst-Anrufe, Wartungsverträge, Ersatzteile, Nachweise für Kunden. Skill „Wartungsprotokoll aus Sprachnotiz", inklusive Ersatzteil aus der Herstellerliste. Wartungs-Agent: fällige Wartungen im Jahreskalender, Terminvorschlag an Kunden, Ersatzteil vorbestellen.
Wie Friseur, dazu Produktverkauf und Kurpläne. Skill „Kundenkarte pflegen" ist identisch. Termin-Agent, ergänzt um Kur-Fortschritt und Produktempfehlung.
„Konzept" heißt: Der Ablauf ist ausgearbeitet, der Bau beginnt mit dem ersten Betrieb aus dieser Branche. „Aufbau" heißt: Wir bauen gerade daran. „Im Einsatz" steht nur dort, wo es produktiv läuft.
Beschreiben Sie uns den Handgriff, der jede Woche Zeit frisst. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, welcher Baustein ihn übernimmt, was dafür an Daten und Wissen nötig ist und wie lange der Bau dauert. Auf Wunsch mit Einführung vor Ort.