ERP, KI-Agenten und Schulung für kleine Betriebe

ChatGPT kennt die ganze Welt. Nur Ihren Betrieb nicht.

Calisoft baut das System, mit dem Ihr Betrieb für KI lesbar wird: ein ERP, das Aufträge, Belege und Zeiten ordnet, und Agenten, die darin Angebote schreiben, Belege erfassen und Ihr Wissen parat haben.

Gespräch anfragen → Die drei Angebote
2Betriebe komplett digitalisiert
5KI-Agenten im Einsatz
20+Skills und Befehle im Unternehmens-Vault
DEServer in Nürnberg, DSGVO
erp.ihr-betrieb.de/uebersicht

Guten Morgen, Büro.

Freitag, 21. August · 4 Dinge warten auf Sie
+ Neuer Auftrag
Offene Aufträge3812 in Produktion
Umsatz August184.320 €+9 % zum Vormonat
Offene Posten41.870 €2 überfällig
Durchlaufzeit11,4 TageZiel 12
Aufträge mit Handlungsbedarf heute
Nr.KundeStatusLiefertermin
AB-260812Muster MaschinenbauGlas fehlt25.08.
AB-260815Nordwerk GmbHIn Produktion27.08.
AB-260819Bergtal TechnikVersandbereit22.08.
AB-260821Seewerk AGFreigabe offen04.09.
Produktion je Bereich Stunden, KW 34
KI
HinweisEngpass liegt beim Verkleben: 3 Aufträge warten länger als 2 Tage.

Abb. 1 · Calisoft ERP, Übersicht mit Beispieldaten

agent · angebot
› Neue Mail von nordwerk-gmbh.de, Betreff „Anfrage Schutzscheiben"   Kunde erkannt: Nordwerk GmbH (K-1042), Rabatt 8 %, Zahlungsziel 30 Tage › 3 Positionen aus dem Text gelesen, Maße geprüft   Pos. 2: 1.450 × 620 mm liegt außerhalb der Staffel, Aufschlag nach Regel „Übergröße" › Preise aus Preisstaffel 08/2026 gerechnet › Vorlage „Angebot Standard" befüllt, Anschreiben im Firmenton ✓ Entwurf AN-260803 angelegt, 1.656,00 € netto ✓ Zur Freigabe an Büro gemeldet · 41 Sekunden   warte auf nächste Anfrage ▍

Abb. 2 · KI-Agent schreibt einen Angebotsentwurf aus einer Anfrage-Mail

Hinweis zu dieser Seite

Diese Website hat eine KI geschrieben und gebaut, Text und Code, ohne dass ich eine Zeile selbst getippt habe. Der Umbau auf das aktuelle Design dauerte 45 Minuten. Möglich war das nur, weil die KI meinen Unternehmens-Vault kennt. Wie das ging →

A

Jeder redet davon, was KI alles kann. In den meisten Betrieben schreibt sie trotzdem nur E-Mails um.

Der Grund ist einfach: Die KI findet nichts, womit sie arbeiten könnte. Der Auftrag steckt in einer Excel-Tabelle, der Preis im Kopf des Chefs, der Beleg im Ordner.

Wir haben das in zwei Betrieben anders gemacht. Erst Struktur, dann KI. Ein System, das jeden Vorgang kennt. Danach Agenten, die darin arbeiten.

B
Was Calisoft macht

Drei Angebote, ein Ziel: KI, die in Ihrem Betrieb arbeitet.

Jedes Angebot steht für sich. Zusammen ergeben sie den Weg von der Excel-Tabelle zum Betrieb, in dem Agenten echte Arbeit übernehmen.

01 Calisoft ERP

Das System, das jeden Vorgang kennt.

Angebote, Aufträge, Produktion, Einsätze, Rechnungen, Belege und Bank in einem System, zugeschnitten auf Ihren Ablauf. Fertige Module, die bei zwei Betrieben produktiv laufen, Einführung in Wochen statt Monaten.

Das ERP ansehen → 02 KI-Agenten und Unternehmens-Vault

Agenten, die Angebote schreiben und Belege erfassen.

Fünf Agenten im Einsatz, vom Angebots-Automaten bis zum Messenger-Agenten. Dazu der Unternehmens-Vault: das Wissen Ihres Betriebs als Textdateien, lesbar für Menschen und KI, mit Freigabe und Versionen.

Agenten und Vault ansehen → 03 Schulung und Seminare

Ihr Team lernt, die KI selbst zu führen.

Coaching eins zu eins, remote oder vor Ort, und Gruppenschulungen im Betrieb. Am eigenen System und an echten Aufgaben: Wissen aufschreiben, Regeln formulieren, einen Agenten-Lauf lesen und prüfen.

Formate ansehen →
C

Drei Schritte, in dieser Reihenfolge.

Der Weg
01 Struktur

Das ERP bringt jeden Vorgang in eine Form.

Anfrage, Angebot, Auftrag, Produktion, Rechnung, Beleg: Alles bekommt einen Zustand, eine Nummer und eine Historie. Nichts liegt mehr in drei Tabellen gleichzeitig. Das ist keine Software von der Stange, sondern ein Zuschnitt auf Ihren Ablauf, aus Modulen, die schon laufen.

02 Wissen

Was nur in Köpfen steckt, wird aufgeschrieben.

Preislogik, Sonderfälle, Lieferantenkonditionen, die Regel „bei diesem Kunden immer zwei Tage Puffer". Wir bauen mit Ihnen einen Unternehmens-Vault, in dem dieses Wissen lesbar für Menschen und für KI liegt. Mit Freigabe, Versionen und einem Verantwortlichen je Thema.

03 Agenten

Jetzt übernimmt KI echte Arbeit.

Weil Daten und Wissen da sind, kann ein Agent aus einer Anfrage-Mail einen Angebotsentwurf bauen, einen Beleg dem richtigen Auftrag zuordnen oder Ihnen morgens sagen, wo es klemmt. Jeder Agent arbeitet innerhalb des Systems, mit Ihren Regeln, und nichts geht ohne Ihre Freigabe raus.

erp.ihr-betrieb.de/produktion/tafel

Produktionstafel

Ziehen Sie einen Auftrag in den nächsten Schritt, der Status folgt automatisch
Woche 34
Zuschnitt 4
AB-260821 · Seewerk6 Scheiben, PC 12 mm
AB-260823 · Nordwerk2 Scheiben, Verbund
AB-260824 · Muster GmbH12 Scheiben, Serie
Verkleben 5
AB-260812 · Musterwartet seit 2 Tagen
AB-260815 · NordwerkRahmen eingetroffen
AB-260816 · BergtalAushärten bis 14:00
Prüfung 2
AB-260811 · SeewerkMaßprotokoll offen
AB-260809 · Alpina WerkSichtprüfung i. O.
Versand 3
AB-260819 · BergtalSpedition gebucht, 22.08.
AB-260807 · NordwerkAbholung heute
KI
Bestellung erkanntDie Mail von Muster Maschinenbau enthält eine Bestellung zu Angebot AN-260790. Auftrag anlegen?

Abb. 3 · Schritt 01: Produktionstafel

erp.ihr-betrieb.de/anfragen/2026-0412/entwurf

Angebotsentwurf AN-260803

Aus E-Mail vom 21.08., 08:12 · Kunde erkannt: Nordwerk GmbH · Konditionen: Rabatt 8 %
Prüfen und senden
KI
So ist der Entwurf entstandenAnfrage gelesen, 3 Positionen erkannt, Maße gegen die Preisstaffel gerechnet, Kundenrabatt aus der Akte übernommen. Position 2 bitte prüfen: Maß außerhalb der Standardtabelle.
Pos.BezeichnungMengeEinzelGesamt
1Schutzscheibe Verbund 600 × 400 × 14 mm4186,00 €744,00 €
2Schutzscheibe Verbund 1.450 × 620 × 14 mm prüfen2412,00 €824,00 €
3Rahmen Alu eloxiert, passend zu Pos. 1458,00 €232,00 €
Netto nach 8 % Kundenrabatt1.656,00 €
Zeit bis Entwurf41 Sek.statt 25 Minuten
Quelle der PreiseIhre StaffelStand 08/2026
VersandNach Freigabenie ohne Ihr Okay

Abb. 4 · Schritt 03: Angebotsentwurf des Agenten

D
KI-Agenten

Agenten, die im System arbeiten statt daneben.

Ein Agent ist ein KI-Programm mit Auftrag, Werkzeugen und Regeln. Unsere Agenten lesen Mails, Belege und Anfragen, greifen auf ERP und Unternehmens-Vault zu und legen Ihnen fertige Entwürfe zur Freigabe vor.

Angebots-Automat

Im Einsatz

Anfrage per Mail rein, Angebotsentwurf aus Ihrer Preisstaffel und den Kundenkonditionen raus. Sie prüfen und senden.

Beleg-Automat

Im Einsatz

Liest Eingangsrechnungen aus Postfach und Upload, ordnet Lieferant, Auftrag und Kategorie zu, packt das Monatspaket für den Steuerberater.

Wissens-KI

Aufbau

Normen, Datenblätter, Preise, Regeln: Jeder im Team fragt in eigenen Worten und bekommt die Antwort mit Quelle aus dem Unternehmens-Vault.

Alle Agenten und der Unternehmens-Vault →

agent · belege · täglich 06:30
› Postfach belege@ geprüft: 7 neue Anhänge   2026-4471.pdf · Glaswerk Süd · 2.736,44 € · Auftrag AB-260812   RE-88213.pdf · Spedition Nord · 418,00 € · Auftrag AB-260807   tankquittung.jpg · Tankstelle · 84,20 € · Kategorie Fahrzeuge › 6 Belege eindeutig zugeordnet, 1 unklar (kein Auftragsbezug) › Bankabgleich: 3 Zahlungseingänge auf Rechnungen gebucht ✓ Monatspaket Steuerberater aktualisiert (August: 61 Belege) ✓ Zusammenfassung an Büro gesendet   nächster Lauf morgen 06:30 ▍
E
Im Einsatz

Zwei Betriebe, zwei Branchen, ein System.

Beide Betriebe haben ihre komplette Abwicklung auf Calisoft ERP umgestellt, von der Anfrage bis zur Rechnung. Die Namen nennen wir im Gespräch.

Fall 01 · Zulieferer · Sicherheitsscheiben für Werkzeugmaschinen

Vom Angebot bis zur Nachkalkulation ohne Medienbruch.

Ein Hersteller von Sicherheitsscheiben, der Maschinenbauer und Automobilzulieferer beliefert. Jede Scheibe ist ein Einzelstück mit eigener Kalkulation. Heute laufen Angebote, Aufträge, Produktionsplanung, Glas- und Rahmenbestellungen, Versand, Rechnung, Belege und Bankabgleich in einem System. Die KI erkennt Bestellungen in Mails, liest Eingangsbelege und meldet Engpässe in der Produktion.

19Bereiche im täglichen Einsatz
GoBDfestgeschriebene Rechnungen
2027E-Rechnung vorbereitet

Zur Fallstudie →

erp.ihr-betrieb.de/produktion/tafel

Produktionstafel

Ziehen Sie einen Auftrag in den nächsten Schritt, der Status folgt automatisch
Woche 34
Zuschnitt 4
AB-260821 · Seewerk6 Scheiben, PC 12 mm
AB-260823 · Nordwerk2 Scheiben, Verbund
AB-260824 · Muster GmbH12 Scheiben, Serie
Verkleben 5
AB-260812 · Musterwartet seit 2 Tagen
AB-260815 · NordwerkRahmen eingetroffen
AB-260816 · BergtalAushärten bis 14:00
Prüfung 2
AB-260811 · SeewerkMaßprotokoll offen
AB-260809 · Alpina WerkSichtprüfung i. O.
Versand 3
AB-260819 · BergtalSpedition gebucht, 22.08.
AB-260807 · NordwerkAbholung heute
KI
Bestellung erkanntDie Mail von Muster Maschinenbau enthält eine Bestellung zu Angebot AN-260790. Auftrag anlegen?
erp.ihr-betrieb.de/einsatz/2026-0931/anlage/tor-14

Prüfprotokoll · Tor 14, Halle B

Wartung · Logistikzentrum Oberland · Schnelllauftor, Baujahr 2019 · nächste Wartung 02/2027
14 / 16 geprüft
  • Lichtschranke und Sicherheitsleiste ✓
  • Torbehang, Sichtfenster, Führungen ✓
  • Antrieb, Bremse, Notentriegelung ✓
  • Steuerung, Endlagen, Bedienelemente ✓
  • Verschleiß Wellendichtung !
  • Kennzeichnung und Prüfplakette ✓
MangelWellendichtung, Austausch empfohlen
ZusatzarbeitAngebot folgt automatisch
MonteurT. Berger · 09:40 bis 10:25
Unterschrift Kunde
Protokoll abschließen und per E-Mail senden
Fall 02 · Verladetechnik · Rolltore, Schnelllauftore, Rampen

Wartung, Montage und Prüfprotokolle, unterschrieben auf dem Tablet.

Ein Betrieb für Verladetechnik mit Montage, Wartung und Sonderlösungen. Ein Einsatz umfasst bis zu 100 Tore in einem Gebäude, jedes mit eigenem Prüfprotokoll. Das System kennt Auftraggeber, Standort und jede einzelne Anlage, erinnert an Wartungsfristen, plant Monteure und Fahrzeuge und erzeugt aus dem unterschriebenen Protokoll sofort das PDF an den Kunden.

3Rollen je Auftrag
100Protokolle pro Einsatz möglich
iPadUnterschrift vor Ort

Zur Fallstudie →

F
Neu im Hub

Ein Einstiegspunkt für KI im Arbeitsalltag.

Größere Artikel, kurze Skills, konkrete Workflows und Projektberichte, abgelegt wie in einem gut geführten Ordner.

Leitartikel · W-01

Die 4 Stufen der KI-Nutzung im Betrieb

Von ChatGPT bis zum eigenen KI-Betriebssystem mit Regeln, Kontext und Skills. Wissen · W-02

ChatGPT ist erst der Anfang

Warum Projektordner und Kontext die Arbeit verändern. Skill · S-01

Rechnungen automatisch sortieren

Ein KI-Baustein für Ordnung in der Ablage. Arbeitsweise · W-03

Mein KI-Arbeitsplatz mit Obsidian

Notizen, Regeln und Kontext an einem Ort. Projekt · P-01

Produktfinder für Sicherheitsscheiben

Ein digitaler Berater führt Kunden zur passenden Scheibe. Projekt · P-02

Preisrechner für Sonderformen

Vieleck, Trapez, Segmentbogen, Maßeingabe und automatische Berechnung.
G
Koral Calisir, Gründer von Calisoft
Wer dahinter steht

„Ich habe Auftragsmanagement, Controlling und Qualitätsmanagement in einem Zulieferbetrieb selbst verantwortet. Das ERP habe ich gebaut, weil ich es jeden Tag selbst gebraucht habe."

Koral Calisir Betriebswirt (Management & Controlling) · dreimal gegründet · Tettnang am Bodensee

Als Betriebswirt kenne ich die täglichen Hürden kleiner Betriebe aus der eigenen Praxis: zu wenig Leute, zu viele Tabellen, kein IT-Team. Deshalb ist Calisoft kein Beratungshaus, sondern jemand, der das System baut, betreibt und erreichbar bleibt.

Mehr über mich →

Die drei Einwände, die wir am häufigsten hören.

01

„Wir haben kein IT-Team dafür."

Brauchen Sie nicht. Server, Sicherungen, Updates und Fehlerbehebung laufen über Calisoft. Sie bekommen eine Adresse, Benutzernamen und eine Einweisung am echten System.

02

„Dafür haben wir keine Zeit."

Die Einführung läuft neben dem Tagesgeschäft, modulweise. Ihre Daten werden übernommen, nicht abgetippt. Das erste Modul arbeitet, bevor das zweite kommt.

03

„Und wenn es Calisoft irgendwann nicht mehr gibt?"

Der Quellcode wird hinterlegt und geht an Sie über, falls Calisoft ausfällt. Ihre Daten können Sie jederzeit vollständig exportieren, in offenen Formaten. Wie das geregelt ist.

Fangen wir mit Ihren Abläufen an.

Beschreiben Sie in drei Sätzen, wie ein Auftrag heute durch Ihren Betrieb läuft. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein eigenes System für Sie lohnt, und wenn ja, womit man anfängt.

Gespräch anfragen → Was es kostet